Ab dem 1. Januar 2025 wird die verpflichtende E-Rechnung in Deutschland Realität. Zu Beginn müssen Unternehmen dann in der Lage sein, E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) zu empfangen. Diese Entwicklung sorgt bei vielen für Unmut, insbesondere wegen der zusätzlichen Kosten und dem Aufwand, die mit der Anpassung der Buchhaltungsprozesse verbunden sind. Doch die Umstellung ist längst beschlossen, und es gelten bereits jetzt die GoBD-Grundsätze. Die Nutzung von „Word“ und „Excel“ zur Rechnungsstellung stellt inzwischen ein rechtliches Risiko dar, erklärt Christian Steiger, Geschäftsführer des Softwareanbieters Lexware.
Er sieht in der Einführung der E-Rechnung eine wertvolle Gelegenheit, die Digitalisierung voranzutreiben. Auch wenn das Gesetz vielen Unternehmern den Eindruck vermittelt, es handele sich um einen Zwang, könne man diesen Schritt als Chance begreifen, so Steiger. „Unternehmen, die sich während der Pandemie digitalisiert haben, haben die Krise besser gemeistert“, betont er.
Digitalisierung als Teil der Transformation
Die Pflicht zur E-Rechnung ist nur ein kleiner Schritt auf dem Weg hin zur digitalen Transformation von Unternehmen. „Es geht nicht nur um Rechnungen, sondern darum, Geschäftsprozesse insgesamt digital zu denken“, erklärt Steiger. Mit moderner Software gewinnen Unternehmer einen umfassenden Überblick über ihre Betriebszahlen und können einfacher nachverfolgen, welche Zahlungen noch offen sind. Zudem ermöglicht die Software, alle Kommunikationswege mit Kunden zu dokumentieren und erinnert an wichtige Fristen.
„Alles, was mit Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen oder Lohnabrechnungen zu tun hat, läuft heute zentral in der Buchhaltung zusammen. Und das lässt sich alles mit einer modernen Software erledigen“, so Steiger weiter.
Durch Softwarelösungen müssen relevante Daten nur einmal eingegeben werden, was Fehler vermeidet und viel Zeit spart. Besonders Handwerker, die viel unterwegs sind, profitieren von der Möglichkeit, jederzeit mobil auf alle relevanten Informationen zugreifen zu können.
Software als langfristige Lösung
Die Pflicht zur E-Rechnung bedeutet nicht nur eine Umstellung der Rechnungsstellung. Softwarelösungen bieten heute weitaus mehr. Wer bereits eine Rechnungssoftware nutzt, wird die Umstellung zur E-Rechnung kaum merken – sie erfolgt im Hintergrund. Auch verschiedene Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder X-Rechnung werden automatisch berücksichtigt.
Zudem garantieren moderne Softwarelösungen, dass die Rechnungsstellung immer korrekt erfolgt, die Daten zuverlässig gespeichert werden und der gesamte Prozess rechtssicher läuft.
Erste Schritte zur Digitalisierung
Für Unternehmen, die bisher noch keine Rechnungssoftware verwenden, empfiehlt es sich, den aktuellen Rechnungsprozess zu überprüfen und auf eine cloudbasierte Lösung umzusteigen. „Cloud-Lösungen machen den Prozess deutlich einfacher“, sagt Steiger. Diese Softwarelösungen sind benutzerfreundlich, benötigen keine aufwendigen Schulungen und lassen sich problemlos in den Arbeitsalltag integrieren.
Kosten der Softwarelösungen
Viele Unternehmer fragen sich, was eine solche Software kostet. Steiger erklärt, dass kleine Unternehmen bereits ab 6,90 Euro im Monat mit einer Cloud-Lösung starten können. Der Aufwand für die digitale Buchhaltung mit Word oder Excel übersteigt schnell die Kosten einer professionellen Software. Zudem spart man wertvolle Arbeitszeit und reduziert Fehlerquellen.
Die Zukunft der digitalen Buchhaltung
Christian Steiger ist überzeugt: „In Zukunft wird die manuelle Buchung von Rechnungen der Vergangenheit angehören.“ Das Ziel sei nicht, einfach nur die Rechnungsstellung zu automatisieren, sondern die gesamte Datennutzung im Unternehmen zu verbessern. Mit der richtigen Software und der Unterstützung durch Künstliche Intelligenz können Unternehmer bessere, datengetriebene Entscheidungen treffen.
Herzlichst,
Janine Haberland