Wenn du umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringst, stellst du deinem Kunden nicht nur die Hauptleistung in Rechnung, sondern oft auch anfallende Nebenkosten wie Spesen oder Materialkosten. Doch wie sieht es mit der Umsatzsteuer auf diese Auslagen aus? Hier gibt es drei gängige Methoden zur Abrechnung.
Drei Möglichkeiten, Auslagen abzurechnen
Je nachdem, was du mit deinem Kunden vereinbart hast, kannst du Auslagen auf folgende Arten berechnen:
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Auslagen als umsatzsteuerpflichtige Nebenleistung aufführen.
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Die Kosten direkt in den Angebotspreis einkalkulieren.
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Die Auslagen einzeln in tatsächlicher Höhe weiterberechnen.
1. Auslagen als Nebenleistung in Rechnung stellen
Falls du mit deinem Kunden vereinbart hast, dass du nicht nur die Hauptleistung, sondern auch Nebenkosten weiterberechnen darfst, gelten folgende Steuerregeln:
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Nebenleistungen teilen immer das steuerliche Schicksal der Hauptleistung.
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Ist die Hauptleistung mit 19 % Umsatzsteuer belegt, dann gilt dieser Satz auch für deine Spesen und Auslagen.
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Wenn die Hauptleistung nur mit 7 % versteuert wird, unterliegen auch die weiterberechneten Spesen diesem ermäßigten Steuersatz.
Typische Nebenkosten, die so behandelt werden, sind unter anderem:
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Fahrtkosten
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Verpflegungskosten
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Übernachtungskosten
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Telefon- und Portokosten
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Büromaterial
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Verpackungs- und Versandkosten
Wie genau du abrechnest, hängt von der Vereinbarung mit deinem Kunden ab. Du kannst entweder die Nettobeträge ausweisen und darauf die jeweilige Umsatzsteuer berechnen oder die Kosten als Bruttobetrag angeben und zusätzlich nochmals Umsatzsteuer aufschlagen.
Tipp: Die Originalbelege für deine Auslagen und Spesen solltest du unbedingt in deinen Geschäftsunterlagen behalten. Dadurch kannst du sie als Betriebsausgaben absetzen und die darauf enthaltene Vorsteuer erstattet bekommen.
2. Auslagen direkt in den Angebotspreis einrechnen
Um Diskussionen über einzelne Posten mit deinem Kunden zu vermeiden, kannst du die Auslagen und Spesen direkt in deinen Angebotspreis einkalkulieren. Das hat den Vorteil, dass diese Kosten in der Rechnung nicht gesondert auftauchen und somit nicht hinterfragt werden können.
Auch hier kannst du die entsprechenden Betriebsausgaben steuerlich geltend machen und die Vorsteuer erstattet bekommen.
3. Auslagen separat abrechnen
Falls du Auslagen und Spesen unabhängig von deiner eigentlichen Leistung abrechnen willst, gibt es steuerlich ein paar Besonderheiten zu beachten:
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Du stellst die tatsächlichen Kosten mit ihrem Nettowert in Rechnung.
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Je nach Umsatzsteuersatz der jeweiligen Auslagen fällt darauf die entsprechende Steuer an, die du in der Rechnung ausweisen musst.
Wichtig: Falls dein Kunde auf die Originalbelege besteht, solltest du sicherstellen, dass diese auf seinen Namen ausgestellt sind. Nur dann kann er die Vorsteuer geltend machen.
Fazit
Egal, ob du deine Auslagen als Nebenleistung in Rechnung stellst, in den Angebotspreis einrechnest oder separat abrechnest – die Wahl der Methode hängt von deiner individuellen Vereinbarung mit dem Kunden ab. Achte aber in jedem Fall auf die korrekte Umsatzsteuerberechnung, damit du keine steuerlichen Nachteile hast!
Herzlichst,
Janine Haberland