Keiner erreichbar? Die Abwesenheitsnotiz kann dafür sorgen, dass auch in Urlaubszeiten keine wichtigen Nachrichten, Informationen und der Kontakt zu Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen verloren gehen.
Der Inhalt
Von wann bis wann die E-Mail nicht vom Empfänger gelesen wird und ab wann die Mails wieder bearbeitet werden. Werden die Mails sporadisch während des Urlaubs gelesen, sollte das dennoch nicht erwähnt werden. Denn dann erwartet der Empfänger eine Antwort, die unter Umständen zu lange auf sich warten lässt.
Mails sollten in der Abwesenheit nicht weitergeleitet werden, da die Vertretung dann schnell mit nicht so wichtigen Mails überlastet wird. Es sollte aber ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass keine Weiterleitung erfolgt. Dann weiß der Empfänger, dass er hier zunächst keine Antwort zu erwarten hat. Die Angabe der vertretenden Person (Name, eventuell Funktion im Unternehmen, Mailanschrift, Telefon) ist damit umso wichtiger. Ist keine vertretende Person verfügbar, kann auch die Nummer der Zentrale angegeben werden.
Die Form
In vielen Fällen wird die Abwesenheitsnotiz recht lieblos behandelt. Doch auch hier handelt es sich um eine Antwort auf eine Mail, die genauso verfasst werden sollte, wie jede andere Mail. Es sollte also mit einer freundlichen Begrüßung begonnen werden, die im besten Fall auch geschlechtsneutral formuliert werden sollte. Allerdings ist "Sehr geehrte Damen und Herren" eher steif und wirkt antiquiert, stattdessen sollte mit einem herzlichen "Guten Tag" begonnen werden.
Dann folgt ein freundlicher Text, in dem der Absender die vorbereiteten Informationen mitteilen. Es folgt dann die im Betrieb übliche Grußformel.
Das sollte vermieden werden
Warum weniger manchmal mehr ist! Die bevorstehende Reise nach XYZ bzw. der ausführliche Grund für die Abwesenheit interessiert den Empfänger oft kaum als die Erreichbarkeitszeiten. Wichtiger als epische Urlaubserklärungen ist es, klare Abwesenheitsdetails zu kommunizieren. Das bedeutet, keine persönlichen Kontaktdaten in der Abwesenheitsnotiz preiszugeben. Für jene, die während des Urlaubs dennoch Kontakt aufnehmen müssen, ist eine individuelle Direktnachricht ideal. Die Devise: Abschalten und die Erholung genießen!
Beispiel einer Abwesenheitsnotiz
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail!
Vom [Datum] bis [Datum] bin ich leider nicht erreichbar und kann Ihre Mitteilung nicht beantworten. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
In der Zwischenzeit stehen Ihnen folgend Kolleginnen und Kollegen bei dringenden Fällen gerne zur Verfügung:
Buchhaltung: [Name und Kontaktdaten]
Auftragsabwicklung [Name und Kontaktdaten]
Ab dem [Datum] freue ich mich darauf, wieder für Sie da zu sein.
[Grußformel]
Herzlichst Janine