Finanzbehörden legen besonderen Wert auf Bewirtungskosten. Handgeschriebene Rechnungen erfordern besondere Vorsicht, während eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für die Dokumentation von Bedeutung ist. Zukünftig wird das Finanzamt verstärkt darauf achten, ob es sich um eine Aufmerksamkeit oder tatsächliche Bewirtung handelt.
1. Aufzeichnungsregeln
Damit der Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen überhaupt funktioniert, müssen Unternehmer bestimmte Aufzeichnungspflichten beachten. Die Rede ist von § 4 Abs. 7 EStG. Danach müssen Bewirtungsaufwendungen getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet bzw. verbucht werden.
Beispiel: Ein bilanzierender Unternehmer lädt Kunden und Geschäftspartner für 4.000 Euro im Jahr zum Essen ein. Davon wären 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar. Er verbucht die Bewirtungsaufwendungen als "Werbekosten", "Vertriebskosten" und "Repräsentationsaufwendungen". Folge: Da die Bewirtungsaufwendungen nicht getrennt von den übrigen Betriebsausgaben auf dem Konto "Bewirtung" verbucht wurden, beträgt der Betriebsausgabenabzug null Euro.
Praxis-Tipp: Wer den Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, sollte die Bewirtungsbelege getrennt von den übrigen Betriebsausgaben in einem Ordner abheften und in der Anlage EÜR nur bei der Zeile zu den Bewirtungsaufwendungen eintragen.
2. Aufmerksamkeiten oder Bewirtung
Eine aktuelle interne Verfügung dürfte bei künftigen Betriebsprüfungen zu Problemen führen. Das Finanzamts soll nämlich verstärkt prüfen, ob es sich bei gereichten Speisen und Getränken um bloße Aufmerksamkeiten oder um eine Bewirtung handelt. Wichtig zu wissen: Es gibt einen lohnsteuerlichen Wert für Aufmerksamkeiten in Höhe von 60 Euro. Dieser Wert hat aber ausdrücklich keine Aussagekraft für die Frage, ob bei der Darreichung von Speisen und Getränken im Betrieb (Catering) Aufmerksamkeiten oder beschränkt abziehbare Bewirtungsaufwendungen vorliegen.
Praxis-Tipp: Werden Speisen und Getränke, die im Betrieb an Kunden und Geschäftspartner abgegeben werden, von der Finanzverwaltung als Bewirtung eingestuft, kann dies zu Problemen führen. Denn dadurch werden in der Regel die Aufzeichnungspflichten verletzt (siehe Tipp 1). Solche Aufmerksamkeiten werden nämlich nicht als Bewirtungsaufwendungen verbucht. Die Beweislast dürfte hier beim Finanzamt liegen. Die Finanzbeamten müssen argumentieren, warum es sich bei der Darreichung der Speisen und Getränke nicht um bloße Aufmerksamkeiten handelte.
3. Keine handschriftliche Rechnung
Es gibt noch Restaurants mit offenen Ladenkassen, die dem bewirtenden Unternehmer eine handschriftliche Rechnung in die Hand drücken. Stößt das Finanzamt auf solche Rechnungen, wird der 70-prozentige Betriebsausgabenabzug regelmäßig versagt. Hintergrund: In einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 30. Juni 2021 (Az. IV C 6 - S 2145/19/10003 :003) steht schwarz auf weiß, dass eine Bewirtungsrechnung maschinell erstellt sein muss.
Praxis-Tipp: Drückt Ihnen der Betreiber einer Gaststätte also eine handschriftliche Rechnung über die Bewirtung in die Hand, bitten Sie ihn unbedingt um eine Rechnung in Word oder als PDF. Nur solche Rechnungen sichern Ihnen den Betriebsausgabenabzug von 70 Prozent.
4. TSE bei elektronischem Kassensystem
Nutzt ein Gastronom ein elektronisches Kassensystem, muss der Bewirtungsbeleg auf jeden Fall eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ausweisen. Fehlt der Hinweis auf die TSE wird das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen versagen.
Herzliche Grüße
Janine