Was versteht man unter Pareto-Prinzip?
Das Pareto-Prinzip geht auf den italienischen Ökonom Vilfredo Pareto zurück, der Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Grundbesitzes in Italien analysierte und feststellte, dass circa 20 Prozent der Bevölkerung rund 80 Prozent des Bodens besitze. Für Banken sei es daher effizient, sich auf die 20 Prozent dieser Bevölkerung zu fokussieren.
Diese Pareto-Verteilung wurde auch für das Zeitmanagement angewendet. Nach dem Pareto-Prinzip oder dem 80- 20-Prinzip kann man mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent Ergebnis erzielen. Das heißt auf einen Arbeitstag übertragen, dass ihr die wichtigsten Aufgaben oder Teilbereiche des Tages in kurzer Zeit erledigen könnt. Im Umkehrschluss bedeutet es, dass die restlichen 20 Prozent der Ergebnisse besonders viel Aufwand (80 Prozent) benötigen. Schaut daher, für welche Aufgaben und Details dies sinnvoll erscheint.
Zeitmanagement:
Wie setze ich das Pareto Prinzip im Unternehmeralltag um?
Um mit der 80-20-Regel starten zu können, braucht ihr zunächst einen Überblick über die anstehenden Aufgaben, die im folgenden Schritt priorisiert werden müssen. Beginnt den Tag mit einer klaren Struktur, bestenfalls mit einem Tagesplan, den ihr euch bereits am Vortag erstellt habt.
So habt ihr am Morgen die Tagesziele vor Augen und verliert euch nicht in der produktiven Zeit in zu vielen Mails, die sich im Postfach angesammelt haben, oder beginnt größere Anfragen oder Baustellen abzuarbeiten, die ihr an dem Vormittag gar nicht eingeplant hattet. Ansonsten sind im Nu zwei Stunden um und ihr habt euren Fokus verloren, das wichtigste Projekt des Tages in dieser Zeit zu bearbeiten.
Tagesplan: Wann ist etwas Pareto effizient?
Wägt ab: Kann ich es mir erlauben, erst das wichtigste Projekt des Tages am Vormittag anzugehen und zu einem späteren Zeitpunkt die Mails zu checken? Falls ja, werdet ihr eurem Projektziel bereits morgens nah kommen, wichtige Teilaufgaben erledigen und weniger wichtige für einen anderen Zeitpunkt einplanen. Somit könnt ihr mit einem Einsatz von 20 Prozent bereits 80 Prozent eures Tageszieles erreichen. Und das wichtigste Projekt zahlt zudem stark auf eure Unternehmensziele ein.
Müsst ihr morgens zunächst alle Mails checken? Dann plant dafür einen festen Zeitslot ein - zum Beispiel mit Hilfe der Pomodoro-Technik. In der Zeit sichtet ihr die Mails, terminiert die anstehenden wichtigen und dringenden Aufgaben in eurem Wochenplan und delegiert die wichtigen und nicht dringenden Aufgaben an eure Teammitglieder. So habt ihr auch hier in kurzer Zeit, mit wenig Aufwand, viel erreicht.
Ihr könntet Stunden an dem Projekt an Details arbeiten, weil alles perfekt durchdacht werden muss? Das Kundentelefonat steht aber schon in zwei Stunden an? Fokussiert euch auf die wesentlichen Punkte. Welche Informationen müssen optisch ansprechend auf jeden Fall präsentiert werden? Welche Analysen können auch beim nächsten Zusammentreffen besprochen werden? Konzentriert euch auf das Erwartete und ihr werdet in zwei Stunden eine gute Präsentation hinbekommen ohne euch in Details zu verlieren und nur Halbfertiges zu präsentieren.
Ressourcen im Blick haben: Habt eure Zeit im Blick und arbeitet lieber konzentriert eins nach dem anderen ab. Schaut, wie viel Aufwand nötig ist, um ein sehr gutes Ergebnis zu erreichen. Arbeitet wenn möglich nach eurem Biorhythmus: Morgens von 7 bis 9 Uhr ist eure produktivste Phase? Dann ran an die wichtigsten Aufgaben. Gerade im Home Office lassen sich Bad, Yoga oder das Frühstück leichter nach hinten schieben und ihr könnt eure Hochphase sinnvoll und ergebnisorientiert nutzen.
Seid konsequent: Ihr erwischt euch immer wieder dabei, dass ihr Aufgaben zwischenschiebt oder auf Kollegenanfragen ausführlich reagiert? Sortiert umgehend, wie wichtig und dringend die Aufgabe ist und sprecht mit eurem Team ab, mit welchen Anfragen sie wann auf euch zukommen dürfen. Plant für die wichtigsten Aufgaben feste Zeitblöcke ein, in denen ihr nicht gestört werden dürft und kommuniziert das dem Team.
Kein Perfektionismus: Ihr seid detailverliebt und habt am liebsten alles perfekt? Das kann euch viel Zeit kosten oder sie gar verschwenden. Fokussiert euch auf die mit dem Pareto- Prinzip gewonnenen Ergebnisse und verbessert dann die wichtigsten Punkte.
Rückblick: Seid ehrlich zu euch selbst - reflektiert abends im Sinne einer Abendroutine oder im Wochenrückblick eure Ergebnisse. Was ist besonders gut gelaufen? Wo habe ich die besten Ergebnisse trotz wenig Aufwand erreicht? Was waren meine Zeitfresser? Welche Projekte sollte ich stoppen, da sie langfristig keine Erfolge versprechen? Lieber nach ein paar Versuchen und Erfahrungen mit aufwendigen aber ertragsarmen Projekten aufhören, als sie mit zu großem Aufwand weiterzuführen.
Fazit: Was können wir aus dem Pareto Prinzip lernen?
Ihr erhöht die Produktivität, indem ihr euch auf die effizienten 20 Prozent fokussiert. Im Umkehrschluss heißt es aber nicht, dass ihr die übrigen 80 Prozent an Aufwand gänzlich ignorieren und weglassen könnt. Ihr müsst immer mal recherchieren, Newsletter lesen und regelmäßig Mails beantworten – alles Aufgaben, die die Unternehmensziele nicht direkt beeinflussen, aber die geschäftliche Kommunikation muss dennoch professionell erfolgen. Die Frage ist nur, mit welchem Aufwand, wenn es wenig Ertrag bringt.
Schaut bei eurer Aufgabenfülle genau hin, welche Aspekte, die wirklich wichtigen sind und auf die Unternehmensziele einzahlen. Für die anderen wichtigen und nicht dringenden Aufgaben setzt ihr klare Zeitslots, so dass ihr euch nicht in unnötigen Details verliert. Für alle Aufgaben, die wenig Nutzen bringen und viel Zeit kosten, erledigt ihr nur das wirklich Notwendige.
Der Vorteil: Auch in stressigen Zeiten schafft ihr es, fokussiert und ertragsreich zu arbeiten. Wir wünschen euch gutes Gelingen dabei!
Herzliche Grüße Janine