Für (angehende) Unternehmerinnen und Unternehmer ist es jetzt noch einfacher, eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) zu gründen.
Seit dem 1. August 2022 darf die Gesellschaft mit beschränkter Haftung auch online gegründet werden. Das ist im Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie, kurz DiRUG, festgeschrieben.
Das heißt, Notare können Willenserklärungen jetzt auch online abgeben, und zwar per Videokommunikation.
Das Verfahren ist praktisch für alle, die nicht persönlich beim Notar erscheinen können – zum Beispiel für Leute, die nicht im gleichen Ort wohnen oder im Ausland leben.
Es gibt aber ein paar Dinge, die man wissen sollte:
1. Welche Rechtsformen lassen sich seit dem 1. August neben einer GmbH online gründen?
Folgende Rechtsformen können seit dem 1. August online gegründet werden:
GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung
UG (haftungsbeschränkt) – Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)
2. Kann man eine GmbH auch online gründen?
Bisher konnte man eine GmbH nur online gründen, wenn man ausschließlich Bargründungen vorhatte. Seit dem 1. August 2023 ist auch die Online-Gründung einer GmbH mit Sachgründung möglich.
3. Was ist der Unterschied zwischen einer Bargründung und einer Sachgründung?
Wer eine GmbH gründen will, muss über ein bestimmtes Stammkapital verfügen. Die Bar- und Sachgründung unterscheiden sich darin, wie das Stammkapital aufgebracht wird.
Bei einer Bargründung müssen die Nennbeträge der Geschäftsanteile in Geld erbracht werden, also als Bareinlage. Im Moment der Anmeldung der GmbH zum Handelsregister muss auf jeden Geschäftsanteil ein Viertel seines Nennbetrags und auf das Stammkapital insgesamt mindestens 12.500 Euro eingezahlt sein. Das Geld wird in der Regel auf das Bankkonto der GmbH überwiesen.
Bei der Sachgründung bringen die Gesellschafter andere Vermögensgegenstände ein, zum Beispiel unbewegliche oder bewegliche Sachen, Sachgesamtheiten, Forderungen, Gesellschaftsanteile oder sonstige Rechte, statt nur Geld zu zahlen. Sacheinlagen müssen vor der Anmeldung der GmbH zum Handelsregister vollständig erbracht werden.
Für einige Fälle der Sachgründung muss man nach dem 1. August 2023 persönlich beim Notar erscheinen und die Beurkundung vor Ort vornehmen lassen. Dazu zählen zum Beispiel Grundstücke oder GmbH-Anteile. Übrigens: Eine Sachgründung ist bei der Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) nicht erlaubt.
4. Welche technischen Voraussetzungen muss man erfüllen, um eine GmbH online zu gründen?
Für die Online-Gründung einer GmbH brauchst du:
- eine stabile Internetverbindung (mindestens 6 Mbit/s),
- einen Computer oder Laptop mit Kamera (Auflösung mindestens 480p), Mikrofon und Tonausgabe,
- ein geeignetes Smartphone (iOS/Android) mit einer Standard-NFC-Schnittstelle
- und die Notar-App. Die App kann man sich kostenlos im Google Play Store oder im App Store von Apple herunterladen.
5. Kann man das Ganze auch von einem Rechner aus machen, wenn mehrere Leute daran teilnehmen?
Die Beteiligten dürfen nicht gemeinsam vor einem Rechner sitzen, wenn die Online-Beurkundung stattfindet. Jede Person, die mitmacht, braucht ihren eigenen Computer oder Laptop.
6. Wie kann man sicher sein, dass die Online-Gründung einer GmbH reibungslos und sicher abläuft?
Der sichere Ablauf der Online-Gründung wird zum einen dadurch gewährleistet, dass eine Online-Beurkundung ausschließlich über das Videokonferenzsystem der Bundesnotarkammer und nicht über ein anderes Videokommunikationssystem erfolgen darf. Die Daten werden dabei verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert.
Außerdem gibt es ein zweistufiges Identifizierungsverfahren, das für zusätzliche Sicherheit sorgt. Dabei wird auch gleich gecheckt, ob die Ausweisdokumente echt sind und niemand damit betrügen will. So soll verhindert werden, dass jemand eine Firma unter falscher Identität gründet.
7. Wie läuft so eine Online-Gründung ab?
Das Online-Verfahren läuft in mehreren Schritten ab, angefangen mit der Registrierung im Onlineportal der Bundesnotarkammer bis hin zur Eintragung der GmbH im Handelsregister.
Registrierung und Anmeldung
Los geht's mit der Online-Gründung, sobald sich die Gründer im Onlineportal der Bundesnotarkammer oder über die dazugehörige App registriert haben. Die Notar-App muss auf dem Smartphone installiert werden. Die Registrierung kann entweder vom Gründer selbst vorgenommen werden oder über einen Einladungslink des Notars erfolgen.
In der App können die Gründer dann Dokumente hochladen, soweit das erforderlich ist. Dazu wählen sie einfach den zuständigen Notar aus.
Identifizierung
Zu Beginn der Videokonferenz überprüft der Notar, wer alles beteiligt ist. Dazu führt er ein zweistufiges Verfahren durch. Als erstes müssen sich die Personen, die die notarielle Urkunde unterschreiben, mit ihrem elektronischen Identitätsnachweis anmelden. Dafür brauchst du einen gültigen deutschen Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion, einen elektronischen Aufenthaltstitel oder eine gültige eID-Karte/Unionsbürgerkarte. Außerdem brauchst du die PIN deines Ausweises, die du bei der Ausstellung deines Personalausweises bekommen hast. Wenn man die PIN nicht mehr weiß, kann man sie über das Rücksetzungsverfahren neu anfordern.
Verlesen der Urkunde
Als nächstes wird die notarielle Urkunde verlesen, nachdem die Identität festgestellt wurde. Außerdem zeigt der Notar den verlesenen Text in einem extra Fenster der Videokonferenz an. Jetzt können offene Punkte geklärt und gegebenenfalls Anpassungen an der Urkunde vorgenommen werden.
Elektronische Signatur
Zum Schluss unterschreiben alle Beteiligten und der Notar das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Die Beteiligten kriegen per SMS eine TAN und können dann durch die Eingabe einer Zahlenkombination die entsprechende Signatur auslösen. Der Notar signiert dann mit seiner Signaturkarte und dem Kartelesegerät.
Anmeldung beim Handelsregister und Eintragung der GmbH
Danach reicht der Notar die elektronische Urkunde elektronisch beim Handelsregister ein. Sobald die GmbH im Handelsregister eingetragen ist, bekommen die Beteiligten eine Push-Mitteilung in der Notar-App.
8. Kann ich bei jedem Notariat eine GmbH online gründen?
Im Prinzip kann jeder Notar eine Online-Gründung begleiten.
9. Kann man den Gründungsprozess auch teilweise online und teilweise persönlich machen?
Ja, eine sogenannte gemischte Beurkundung, bei der ein Teil der Beteiligten an der Beurkundung digital teilnimmt und der andere beim Notar körperlich anwesend ist, ist zulässig.
10. Was kostet es mich, eine GmbH online zu gründen?
Neben den Gebühren, die bei einer GmbH-Gründung üblicherweise auch beim Notar-Termin vor Ort anfallen, müssen Gründer pauschal folgende Mehrkosten zahlen:
- 25 Euro pro Beurkundungsverfahren sowie
- acht Euro pro Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Erfolgt die Beglaubigung mehrerer qualifizierter elektronischer Signaturen in einem einzigen Vermerk, entsteht die Pauschale nur einmal.
11. Wie lange dauert es, bis die Online-Gründung abgeschlossen ist?
Die Gründung einer GmbH im Online-Verfahren muss innerhalb von zehn Werktagen ab Eingang der vollständigen Handelsregisteranmeldung oder Behebung etwaiger Eintragungshindernisse im Handelsregister eingetragen sein. Wenn nur natürliche Personen als Gründungsgesellschafter beteiligt sind und ein Musterprotokoll verwendet wird, dauert es nur fünf Werktage.
Wenn du also überlegst, deine GmbH zu gründen, bietet die Online-Gründung eine flexible und moderne Alternative.
Jetzt weißt du, wie einfach der Prozess ablaufen kann und welche Vor- und Nachteile es gibt – also worauf wartest du noch? Starte dein Business bequem von überall aus!
Herzlichst,
Janine